Robotyzacja (RPA) – Ten pierwszy raz

O tym, czyli o pierwszym razie w robotyzacji. Mówi o tym także śpiewana przez nieodżałowaną Annę Jantar piosenka „Najtrudniejszy pierwszy krok”. I w automatyzacji procesów biznesowych ten pierwszy krok faktycznie jest najtrudniejszy. Często też nie wiemy, czy już jesteśmy gotowi, żeby się nań zdecydować. A nawet jeżeli już, to jak się do rzeczy zabrać? Potrzebne jest coś w rodzaju poradnika ars amandi. Nie można przecież brać się za RPA na łapu-capu. I tym bardziej nie na „łupu-cupu”, jeśli pozostaniemy przy terminologii Kabaretu Moralnego Niepokoju.

Pierwszy raz w robotyzacji

Pojawia się taki okres w życiu przedsiębiorstwa, że rozgrzany rynek pracy, rosnące koszty roboczogodziny, wyzwanie konkurencyjności i oczekiwania klientów (a także pracowników) kierują uwagę menadżerów w stronę robotyzacji. Wszyscy wiedzą, że zatrudnienie softwarowych robotów do wsparcia biznesu to wymóg czasów, ale w księgarniach brakuje pozycji pod tytułem „Sztuka wdrażania”. Absolutnie nie mam aspiracji, by choćby próbować zostać Michaliną Wisłocką w ars robotizationis, ale tak już jest, że skoro klientom podpowiadamy, wiedzę i doświadczenie mamy, to chcemy pomóc w znalezieniu własnej drogi.

Czas i miejsce akcji

Nie będę czarował co do czasu, bo nie mam wątpliwości: To już najwyższy czas na akcję. Często dawałem temu wyraz przywołując na blogu autorytety nie tylko z obszaru RPA, ale z biznesu.

Co do miejsca, to najprawdopodobniej najodpowiedniejszym na początek będzie back office. Wskazuje na to teoria i dowodzi tego praktyka. Napisałem najprawdopodobniej, bo bywają przecież wyjątki. Ale dlaczego akurat w back office szukać miejsca początku robotyzacji w firmie? Bo w każdej firmie (poza wyjątkami) właśnie tu zbiega się najwięcej procesów masowych i powtarzalnych, a przy tym jednorodnych w strukturze.

Back office jest wdzięcznym polem do wprowadzenia RPA, bo softwarowy robot nie musi ograniczać swoich działań do jednej czynności. Może go delegować (szybciej niż pracownika fizycznego) do realizacji zbiegających się, pokrewnych czynności. Jak precyzyjnie ulokować pierwszego robota, na którym stanowisku pracy go posadzić? Na pierwszy raz należy popatrzeć wieloaspektowo.

Miejsce największych korzyści z RPA

Na początek zgódźmy się, że technicznie jesteśmy na pierwsze wdrożenie RPA gotowi. Przyjmujemy to niemal jako pewnik, bo przecież wprowadzenie robotyzacji nie wymaga przebudowy systemów informatycznych firmy. Narzędzia RPA są bowiem nakładkami na istniejące systemy. Dlatego wyjściowe elementy aspektu technicznego (podobnie jak procesowego) mamy z głowy. Kolejnymi będziemy sobie zaprzątać głowę później. Nie wszystko na raz.

Precyzując miejsce robotyzacyjnej akcji możemy zacząć od aspektu społecznego. Mamy wykształconego, ambitnego pracownika, o którym wiemy (i on to wie), że marnotrawi swój (i firmowy też) potencjał na wykonywanie żmudnych, do znudzenia powtarzalnych czynności. Jakie to czynności? Najlepiej odpowie sam pracownik. Podawałem tu kiedyś jako przykład z innej działki usuwanie mleczy z trawnika, ale może to być chociażby usuwanie duplikatów rekordów w połączonych bazach klientów.

Pracownikowi i nam w odpowiedzi na pytanie o – jak to się mówi ­– „głupiego robotę” pomoże zdjęcie dnia. Chodzi o możliwie precyzyjny obraz codziennych, rutynowych czynności. Jeśli są okresowe, to może być i zdjęcie tygodnia. World Press Photo tym zdjęciem nie wygramy, bo to konkurs z innymi nagrodami. Otóż na początek dowiemy się ile z etatu umęczonego i niezadowolonego pracownika może przejąć robot. Bo – wiadomo – nikt nie lubi nudnych powtarzalnych czynności, a skoro takie są, to… No właśnie: To robota dla robota.

Wieloaspektowość korzyści z robotyzacji

I tu aspekt społeczny pięknie przeplata nam się z aspektem korzyści firmy. A zatem z aspektem menadżerskim też. Bo przecież z obrazu dnia wyprowadzamy FTE – Full-Time Equivalent. A skoro pojawia nam się robotyczne zastępstwo pełnoetatowe, to zaraz towarzyszy mu myśl o następnej korzyści. ZUS-u na robota nie podniosą! A i na L-4 on nie pójdzie.

Przymiotnika „pełnoetatowe” proszę oczywiście nie traktować ortodoksyjnie. To tylko przelicznik. Z obrazu dnia może nam wyjść dla danego zakresu czynności na przykład wskaźnik 0,15. Tenże będzie nie tylko podstawą do wyliczeń, ale bodźcem do poszukania, w jakie pokrewne czynności można robota wrobić. Przy okazji wyzwolić od nich pracownika, dodać mu skrzydeł i lepiej wykorzystać jego potencjał.

No i ze wskaźnikiem FTE jesteśmy w domu, to znaczy w excelu. Bo zaraz możemy szybko policzyć wartość półrocznej pracy robota i uznać, że będzie to dla nas graniczna wartość inwestycji w pierwsze wdrożenie. Dlaczego pół roku? Faktycznie za długo. W Amnis Code przyjmujemy, że pierwszy robot ma się zwrócić klientowi w trzy miesiące. I już. Doświadczenia potwierdzają, że to uzasadnione założenie. No dobrze, na cuda RPA trzeba czasem dłużej poczekać. Jednak pozwolę sobie przypomnieć, że my ciągle jesteśmy przy pierwszym razie.

ROI z RPA dla CEO

Skoro już doszliśmy do excela, to jesteśmy na prostej drodze, żeby dostarczyć ważniejszemu szefowi albo i Radzie Nadzorczej argumentów za robotyzacją. Najlepiej dostarczyć je pod kryptonimem, który bardzo lubią – ROI. Pisałem kiedyś, że RPA jest bliższe CEO niż ten często przyznaje. Ponadto ważne jest też życie robota i faktyczna ocena zwrotu po wdrożeniu. W tej materii sprytny robot sam będzie pisał na siebie szczegółowe raporty i będzie posyłał gdzie trzeba. Nie będzie miał powodów żeby koloryzować.

Wnioski po wdrożeniu

Życie dowodzi, że po udanym pierwszym razie, chce się więcej i więcej. My również uważamy, że apetyt rośnie w miarę wdrożenia. I znowu piosenka prawdę nam powie: „Najtrudniejszy pierwszy krok, zanim innych zrobisz sto…”. W Amnis Code nie bujamy w odległej chmurze. Jesteśmy także od tego, żeby pomagać zrobić pierwszy krok. Proszę pytać…