RPA 2.0 – „Hiper-automatyzacja”. Czy Twoja organizacja jest na to gotowa?
Instytut Gartnera uznał hiperautomatyzację za jeden z dziesięciu najważniejszych strategicznych trendów technologicznych w obecnym roku. Co należy uznać za „hiperautomatyzację”, zgodnie z argumentacją Gartnera? Jest to szersze podejście do dotychczasowej automatyzacji procesów biznesowych, wyjście poza granice pojedynczych procesów czy technologii. Polega ono na całościowym spojrzeniu na proces biznesowy i przejściu na pułap wykorzystania jego inteligentnego analizowania oraz modelowania (w skrócie iBPMS, do którego zaraz dojdziemy). Do tak przygotowanych modeli automatyzacji procesu biznesowego wykorzystuje się gamę innowacyjnych technologii. Nie tylko narzędzia RPA, ale także sztuczną inteligencję (AI) oraz uczenie maszynowe (ML – Machine Learning). Tylko tą drogą można uzyskać wysoką skuteczność automatyzacji procesów biznesowych. RPA 2.0 umożliwia automatyzację praktycznie każdego powtarzalnego zadania wykonywanego przez użytkowników biznesowych. Ale to dopiero automatyzacja z przedrostkiem „hiper” przenosi procesy na wyższy poziom, gdyż daje możliwości samouczenia się zaimplementowanych rozwiązań. Hiperautomatyzacja wiąże się z dynamicznym wykrywaniem procesów biznesowych, które można zautomatyzować i jednocześnie daje możliwość tworzenia algorytmów, robotów, programów, które je automatyzują.
Co to jest iBMPS? Rozszyfrujmy
Intelligent Business Process Management Software (iBMPS) to system, który wykorzystuje dobrze wcześniej znane narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), ale jest wzbogacony o sztuczną inteligencję (AI). Rozszyfrowanie było więc proste, ale winniśmy tu rozszerzyć, co kryje się pod przymiotnikiem „inteligent”.
Po kolei. System zarządzania procesami biznesowymi (BPMS) umożliwia modelowanie, tworzenie, edytowanie i uruchamianie wszystkich procesów biznesowych w organizacji, a także gromadzenie danych oraz analiz. Zadaniem systemu jest pomoc organizacji w ulepszeniu procesów biznesowych za pomocą analizy, automatyzacji i zarządzania. W nowym rozszerzeniu oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi przybrało formę bardziej zaawansowaną i ulepszoną – inteligentną – iBPMS. Jeżeli wyobrazimy sobie wszystkie działające w organizacji roboty jako członków orkiestry, to w oczywisty sposób uświadomimy sobie, że aby dzieło zabrzmiało pełnią, to muszą one ze sobą współpracować, współgrać, jak prowadzona przez wprawnego dyrygenta orkiestra. Dlatego system iBPMS staje się tak ważny. Wykorzystuje bowiem w czasie rzeczywistym szczegółowe informacje z analizy operacyjnej wszystkich instrumentów, w celu usprawnienia orkiestracji adaptacyjnych procesów biznesowych.
Dlaczego warto wybrać iBPMS dla swojej organizacji?
Warto? Raczej: Trzeba. W dzisiejszym ultrakonkurencyjnym świecie, przy sprzedaży usług czy towarów na niskim poziomie marżowości, każda firma musi być tak wydajna, jak to tylko możliwe. W tym zasadza się jej konkurencyjność. Praktykowanie tradycyjnych (ręcznych) procesów stoi w opozycji do efektywności. W organizacji tracony jest czas i tracone są pieniądze. A przecież celem firmy jest maksymalizacja zysku. I tu z pomocą, niezastąpioną pomocą, przychodzi iBPMS, który nie tylko usprawnia zarządzanie procesami biznesowymi, ale także inteligentnie pozwala wyszukiwać nowe możliwości automatyzacji i robotyzacji. I na tym polega jego wyższość nad BPSM bez „i”.
Na początek RPA
RPA (Robotic Process Automation) to przydatny sposób łączenia starszych systemów, które nie posiadają zestandaryzowanych interfejsów programowania aplikacji (API – application programming interface) z nowocześniejszymi systemami. RPA to roboty software’owe, których celem jest zastąpienie człowieka w prostych powtarzalnych procesach. Robot odtwarza naciśnięcia klawiszy i kliknięcia myszą, zastępując człowieka w pobieraniu i wprowadzaniu danych. Może na przykład przenosić ustrukturyzowane dane z systemu A do systemu B. Takie narzędzia w oczywisty sposób wspomagają pracowników wykonujących rutynowe czynności, uwalniając ich od monotonnych, powtarzalnych zadań. Mogą to być ściśle zdefiniowane skrypty integracyjne strukturyzujące dane i przetwarzające je podczas przenoszenia z jednego środowiska do drugiego, z pliku źródłowego do pliku w postaci najbardziej pożądanej przez użytkownika, bo najbardziej mu przydatnej.
Niestety, narzędzia te często nie radzą sobie z danymi nieustrukturyzowanymi, takimi jak wiadomości e-mail czy tekst. Bez dodatkowego wsparcia stają się bezużyteczne i nieefektywne. Są również podatne na błędy przy zmianach w systemach czy aplikacjach webowych, na których pracują. Każda zmiana w interfejsie, przesunięcie pola, zmiana jego nazwy czy przesunięcie przycisku mogą spowodować zakłócenie w pracy takiego robota. Dlatego potrzebują inteligentnego wsparcia. Jeśli zatem Twoja organizacja korzysta z RPA, to nie tylko jest gotowa na hiperautomatyzację, ale wręcz łaknie jej jak kania dżdżu albo dzieło muzyczne orkiestracji.
Czy sztuczna inteligencja jest inteligentna?
Techniki sztucznej inteligencji (AI – artificial intelligence) w różnych formach – czy to uczenia maszynowego (ML – machine learning), czy przetwarzania języka naturalnego (NLP – natural language processing), czy też inteligentnego optycznego rozpoznawania znaków (OCR – optical character recognition) – szybko rozszerzyły możliwości hiperautomatyzacji. Podczas gdy RPA wystarcza do podstawowych, powtarzalnych zadań, automatyzacja zadań bardziej złożonych, które mogą wiązać się z podejmowaniem decyzji, wymaga bardziej operatywnego, uniwersalnego, wydajnego i inteligentnego podejścia. Dodanie umiejętności interpretowania ludzkiej mowy w czasie rzeczywistym, identyfikacji wzorców w dokumentach lub plikach danych, czy nawet samouczenia się na podstawie doświadczeń dynamicznie to właśnie cechy artificial intelligence. I na tym opiera się sztucznej inteligencji inteligencja. Właśnie ona optymalizuje procesy biznesowe, zwiększa ich efektywność oraz radykalnie poszerza zakres możliwości automatyzacji.
|HIPERAUTOMATYZACJA = iBPMS + RPA + AI|
Równanie jest jednoznaczne. Bez wykorzystania sztucznej inteligencji nie można mówić o hiperautomatyzacji. Ale z tego płynie poboczny wniosek, że jeśli zaliczyć do sztucznej inteligencji OCR (a przecież zaliczamy), to wiele organizacji już zaczątki wykorzystania AI ma. Teraz chodzi o skalę, wyższe skomplikowanie wyznaczonych jej do wykonania zadań i przede wszystkim zgranie poszczególnych procesów w kompleksowe biznesowe dzieło.
Hiperautomatyzacja rodzi się, gdy RPA jest wspomagana zaawansowanymi technologiami, takimi jak AI i ML. Musimy jednak wprowadzić zastrzeżenie do równania. Jego składniki nie są jedynymi narzędziami, które mogą przekształcić standardową automatyzację w hiperautomatyzację. Współistnieje ona wraz z wieloma innymi technikami, takimi jak eksploracja procesów, skutecznie łączącymi się z automatyzacją.
Nie ma odwrotu
Robotic Proces Automation zmienił sposób, w jaki organizacje dążą do obniżenia kosztów, zwiększenia możliwości i uzyskania wartości dodanej. Rok 2020 już jest nie tylko rekordowy, jeśli chodzi o poziom inwestycji w RPA w firmach, ale jest też wyjątkowy, jeśli aproksymować dynamikę wzrostu, jaką odnotujemy na dzień 31 grudnia. Instytut Gartnera wieszczył ten trend jeszcze w listopadzie zeszłego roku, kiedy o pandemii nie myślało się nawet w Wuhan. Oczywiście, że podstępna zaraza gorączkowo zdynamizowała proces automatyzacji. Analizy potwierdzają, że coraz to nowe firmy, dotąd podchodzące do automatyzacji nieco sceptycznie, stawiają na RPA. Ten trend nie może dziwić, bo RPA stanowi rdzeń hiperautomatyzacji i wraz z innymi technologiami wprost prowadzi do zwiększenia potencjału, a co za tym idzie – konkurencyjności firmy.
Niech nam jednak towarzyszy refleksja, że obecne narzędzia do automatyzacji mają na celu odciążenie pracowników od monotonnych, czasochłonnych zadań, które nie wpływają pozytywnie na ich motywację ani nie wykorzystują najlepiej ich czasu i potencjału. Technologie sztucznej inteligencji nie mają na celu zastępowania pracowników, ale przed wszystkim zwiększanie ich zdolności do dostarczania efektów.
Absolutnie jednak nie zasypiajmy gruszek o nazwie RPA w popiele. Nowe sposoby usprawnienia procesu automatyzacji z czasem staną się powszechne, organizacje zaczną przyjmować koncepcję hiperautomatyzacji i dążyć do maksymalizacji wydajności. Organizacje, które już wdrożyły tę metodologię, chwalą się nie tylko obniżeniem kosztów nawet o 30 %, ale też zwiększeniem przychodów, bo przecież hiperautomatyzacja pozwala na wzbogacenie zakresu usług, a to prosta droga do bogacenia się udziałowców. Zautomatyzowane procesy analizowania danych pozwalają jeszcze dokładniej śledzić zwrot z inwestycji w… automatyzację procesów. Od hiperautomatyzacji nie ma odwrotu. Bo to najlepszy sposób na zbudowanie przewagi firmy na rynku.
