5 mitów na temat usprawniania procesów biznesowych

Usprawnianie procesów biznesowych na drodze automatyzacji jest niekończącą się podróżą. Fascynującą, ale bez końca. A może dlatego fascynującą? Jednak mimo wielu oczywistych korzyści pojawiających się w toku podróży i nagrodach na zakończenie poszczególnych etapów wielu liderom nie udaje się wytrwać w podróży. Wysiadają na stacji pośredniej albo wręcz w polu.

Dzieje się tak najprawdopodobniej z powodu ograniczania zakresu automatyzacji i jej roli w usprawnianiu procesów. Ograniczania, które można wytłumaczyć zadaniowym podejściem liderów do procesów, które wynikają z zadaniowego doń podejścia oraz z szerzących się mitów na jej temat. Czas się z nimi rozprawić. To działanie niezbędne, by nie ustać w usprawnieniach niezbędnych do zachowania konkurencyjności firmy na rynku. Tylko mając wiedzę na temat mitów można je obalić i tak optymalizować swój biznes, by stał nie do obalenia.

Nie pozwól, aby nieefektywność przepływu pracy wykoleiła Twój pociąg usprawnień

Mit 1: Doskonalenie procesów to jednorazowa akcja

Zawsze będzie potrzeba ciągłego doskonalenia procesów. Rynek jest coraz bardziej konkurencyjny. Technologia szybciej idzie do przodu. Rosną oczekiwania klientów, a wraz z wdrażaniem nowych usprawnień przez konkurencję, Twoi klienci także ich pożądają.

Oznacza to, że zawsze będzie potrzeba wdrożenia nowej technologii, zapewnienia wydajniejszych procesów oraz lepszych usług w Twojej organizacji. Przy każdej okazji powtarzamy: Co może być zautomatyzowane, będzie zautomatyzowane. Aby zachować konkurencyjność, musisz być na bieżąco.

Doskonalenie procesów nieprzerwanie powinno być podstawową zasadą Twojej organizacji. Pamiętasz przecież – „Jedyną stałą jest zmiana”. W końcu która firma nie chce obniżać kosztów przy jednoczesnym zwiększaniu wydajności? Rozważając nowe sposoby na zwiększenie wydajności firmy, musisz pamiętać o swoich pracownikach oraz klientach. Każde usprawnienie procesu powinno poprawiać ich ogólne zadowolenie z Twojej firmy. Ponieważ ludzki apetyt na usprawnienia i udogodnienia nigdy nie osłabnie nie można go zaspokoić jednorazową akcją.

Mit 2: Mapowanie procesów i ich usprawnianie to to samo

Mapowanie procesów, jeśli jest wykonane prawidłowo, jest istotną częścią usprawniania procesów biznesowych. Ale tylko częścią. Graficzne przedstawienie danych operacji, zależności między działami w organizacji, zakresów odpowiedzialności itd. pozwoli zlokalizować wąskie gardła, nieefektywności i nieprawidłowo działające systemy.

A przecież po zlokalizowaniu trzeba je zlikwidować, usunąć, a może nawet wypalić gorącym informatycznym żelazem (krzemem?).

Z drugiej strony usprawnianie procesów polega na holistycznym spojrzeniu na temat i opracowaniu całościowej strategii. Zwykle oznacza to używanie oprogramowania do tworzenia automatyzacji i integracji, które usprawniają przepływy pracy. Efektem końcowym jest wdrożony system automatyzacji, w którym zamiast pracowitych rączek robotę robią softwarowe roboty.

Osiąganie oczekiwanych wyników z doskonalenia procesów może być zakłócone szumem informacyjnym. Dlatego należy zwrócić uwagę na komunikację wewnętrzną, którą jako część kultury pracy i organizacji należy wykorzystać w zrozumieniu idei i poznaniu ścieżek wdrażania nowych procesów. Pomoże to Twoim pracownikom zaakceptować zmiany i z nich korzystać, przyczyniając się do szybszego zwrotu z inwestycji.

Obalamy mit. Mapowanie procesów to tylko etap. Od niego zaczynasz, aby odkryć przepływy pracy i wizualizować potencjalne rozwiązania. Następnie przeprowadzasz usprawnianie procesu, aby dać życie wizualizacjom i ideom.

Mit 3: Musisz usprawnić wszystkie procesy na raz

Jasne, zawsze jest lepszy sposób na zrobienie czegoś. Każdy proces można dostosować i usprawnić. Ale to nie znaczy, że musisz to zrobić. A już szczególnie, że musisz to zrobić na raz, na hura. Tym bardziej, że ulepszenie procesu nie zawsze (nie z automatu, mimo że to automatyzacja) oznacza oczekiwany zwrot z inwestycji, tłusty i pożądany ROI. Im lepiej opracowana strategia, tym korzyści z automatyzacji procesów biznesowych więcej.

Bez przygotowanej i dobrze przemyślanej strategii stracisz dużo czasu na bieganie w kółko i wpadanie w ślepe zaułki. Możesz w końcu zautomatyzować nieefektywne procesy, naprawić lub wymienić systemy wsparcia ale też może się zdarzyć, że skoncentrujesz swoje wysiłki na niewłaściwych zadaniach. Wszystko to pożre Twój budżet i będzie zżerać Twoje nerwy, bo źle opracowana marszruta do usprawnienia procesów będzie wiodła donikąd.

Czytelna „mapa drogowa” usprawniania systemów i przepływów pracy ma tutaj kluczowe znaczenie. Zapewni rozwiązanie problemu poważnych nieefektywności w zorganizowany sposób, zmniejszenie liczby błędów oraz maksymalizację zwrotu z inwestycji.

Mit 4: Poprawa procesu oznacza redukcję zatrudnienia

W momencie, gdy wspomnisz o automatyzacji i redukcji zadań, pracownicy zaczynają martwić się o bezpieczeństwo swojej pracy. To błędne przekonanie dotyczące automatyzacji jest nad wyraz powszechne.

Automatyzacja redukuje uciążliwe i monotonne zadania. Ale roboty nie są w stanie podjąć się zadań wymagających podejmowania ważnych decyzji, które nierzadko bazują na wielu wyjątkach. Na przykład nie mogą negocjować stawek z klientami ani wdrażać innowacji. Nie mogą myśleć strategicznie o tym, jak rozwijać firmę lub pozostać konkurencyjnym na rynku.

Zamiast tego automatyzacja po prostu pozwala robotom wykonywać pracę monotonną, powtarzalną o dużej liczbie operacji do wykonania, pozwalając pracownikom na wykonywanie bardziej ambitnych i złożonych czynności, na które wcześniej po prostu nie było wystarczająco dużo czasu. Wprowadzanie danych, ich przesyłanie i odzyskiwanie, autoryzacja i wiele innych przyziemnych, powtarzalnych zadań lepiej wykonują roboty niż ludzie. I lepiej niech je roboty wykonują. Tym bardziej, że się nie stresują błędami przy wprowadzaniu danych. Nie dlatego, że nie mają uczuć, ale one się (prawie) nie mylą. O ileż prostsze i szybsze jest też raportowanie.

Nie możemy zgodzić się z mitem o redukcji zatrudnienia. Zdecydowanie bardziej jest to przepływ zatrudnienia na stanowiska zrodzone z nowych potrzeb i na przykład wyższego poziomu obsługi.

Mit 5: Nie ma czasu na ulepszanie procesów

Gdy jesteś już bombardowany zadaniami, przebudowa firmy pod kątem wydajności może wydawać się przytłaczająca. Ale nie powinna. Z obszaru zarządzania czasem znasz sytuację „ostrzenia piły”. Na tę czynność czas musi się znaleźć. A czymże innym jest ulepszanie procesów niż ostrzeniem piły. Ze wszystkimi tej czynności efektami: szybciej, mniejszym wysiłkiem i z ładniejszym efektem końcowym. Ponadto wielu konsultantów i dostawców oprogramowania chętnie podzieli się z Tobą swoim doświadczeniem. Nie będę gołosłowna. Proszę bardzo, możesz sprawdzić – na dole strony zamieściliśmy kontakt.

Gdy tylko zaczniesz usprawniać procesy w swojej organizacji, zobaczysz wielopłaszczyznowe efekty. Czas i zasoby zaoszczędzone przez organizację zapewnią większą elastyczność w ulepszaniu innych procesów, dla zespołu będzie zatem motywacja do kontynuacji, a zaoszczędzone środki będzie można znowu korzystnie zainwestować. Oczywiście, że w automatyzację – najkrótszą drogę do usprawnienia procesów biznesowych.