7 rzeczywistych przypadków RPA w transporcie i logistyce

Chciałam rozrysować sobie mapę myśli wokół tematu logistyka. Zatrzymałam się już na samym wstępie. Nie sposób symbolicznie zobrazować tak złożone i wielopłaszczyznowe pojęcie. Przecież szkic samochodu z ładunkiem byłby wielkim uproszczeniem. Zapisałam słowo „logistyka” i zaraz wokół niego zaczęły pojawiać się skojarzenia: optymalizacja, just-in-time, planowanie, rozliczenia, śledzenie statusów, awizacja, picking… I szybko naszła mnie myśl: Wszystkie te skojarzenia są problemami logistyki i transportu. A w najlepszym razie wyzwaniami krwiobiegu całej gospodarki, za który logistyka i transport są powszechnie uważane. No przecież RPA – nasza ukochana robotyzacja procesów biznesowych może tu bardzo pomóc. I zaraz na mojej mapie myśli pojawiły się softwarowe roboty ze sprawdzonymi w branży rozwiązaniami.

Oto przykładowe rzeczywiste przypadki użycia RPA w transporcie i logistyce

1. Planowanie i śledzenie przesyłek

Wstępne żądania odbioru lub sprawdzanie i raportowanie statusu wysyłki między systemami wewnętrznymi, a portalami są zadaniami logistycznymi opartymi na regułach. Ponieważ mamy tu stosunkowo małą liczbą wyjątków i duży wolumen, podprocesy wysyłki wyglądają tak, jakby były stworzone dla robotów softwarowych.

Zdolność botów do zarządzania danymi może być dobrze wykorzystana do wydobywania szczegółów przesyłki z przychodzących wiadomości e-mail lub do rejestrowania zadań w systemach planowania. Dokładne podanie czasu odbioru na portalach klientów lub przewoźników może znacznie zwiększyć zadowolenie klientów z usług logistycznych.

2. Przetwarzanie faktur i inkaso

Roboty softwarowe są właściwym wyborem do przeprowadzania tych procesów ze względu na ich zdolność integracyjną, która może usprawnić przepływ pracy. Kompleksowa automatyzacja procesów od zamówienia do gotówki dla wielu (czytaj: setek) dużych zewnętrznych przewoźników logistycznych jest możliwa, ponieważ boty mogą integrować się z systemem komercyjnego transportu towarów.

W ten sposób RPA pomaga przezwyciężyć duże wyzwanie stojące przed firmami logistycznymi, a mianowicie uzyskanie zapłaty także „just-in-time”, tak jak zrealizowana została dostawa.

3. Przetwarzanie zamówień i stanów magazynowych

To koszmar pracy ręcznej ze względu na dużą liczbę danych, które należy wprowadzić, aby przetworzyć informacje dotyczące wysyłki i fakturowania. Ale im większy to koszmar pracy ręcznej w nowoczesnym przecież transporcie i logistyce, tym istotniejszy jest powód do skorzystania z dobrodziejstw, jakie daje RPA.

Boty mogą automatycznie odbierać numery przesyłek ze strony przewoźnika. Później śledzenie informacji i kwoty faktury to bułka z masłem. Operator jest proszony o wskazówki tylko wtedy, gdy występują nieprawidłowości, a nie zdarza się to zbyt często, co ogranicza interwencje i zaangażowanie człowieka do minimum.

4. Komunikacja

Skuteczna komunikacja z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej jest warunkiem sine qua non dla konkurencyjnych firm logistycznych. Dążą one przecież do zadowolenia swoich klientów, przekładającego się na ich lojalność. RPA może pomóc, automatycznie wysyłając powiadomienia przez system, aby poinformować klientów, kiedy zamówienie jest przetwarzane, wysyłane lub czy może nie jest opóźnione. Informacja jest cenna, klient ma poczucie kontroli, a operatora jej wytworzenie w dłuższej perspektywie kosztuje tyle co nic, a zawsze mniej niż człowiek na infolinii.

5. Zakupy i inwentaryzacja

Monitorowanie zapasów ma kluczowe znaczenie dla planowania procesów, a więc zarówno dla producentów, jak i dostawców. Zaopatrzenie i inwentaryzacja to procesy zarządzania danymi, które wymagają wyodrębnienia potrzebnych danych z różnych baz danych i weryfikowania ich z oczekiwaniami klientów.

Właśnie to robią roboty softwarowe najlepiej. Najlepiej robią to właśnie roboty softwarowe. Potrafią również wykorzystywać raporty w czasie rzeczywistym do optymalizacji zapasów.

6. Śledzenie zamówień i zapasów

Pobieranie informacji o dowodzie dostawy poprzez regularne sprawdzanie stron internetowych przewoźników jest bardzo żmudną czynnością dla ludzi. Czyli znowu – doskonałą do robotyzacji. Softwarowych pomocników można wykorzystać, aby połączyć pobrane informacje
z oryginalnym rekordem zamówienia, a tym samym ułatwić śledzenie zamówienia. To kolejny przyczynek do ułatwienia swojej pracy i jednoczesnego zadowolenia klienta. A jak wiadomo, te rzeczy pogodzić trudno.

7. Szybkie fakturowanie

Przekazując ten proces robotom, zdejmujesz z barków swoich pracowników uciążliwe i podatne na błędy zadania, takie jak ponowne wprowadzanie kluczy, wycinanie i wklejanie oraz ręczne dołączanie danych do faktur. Katalog danych jest zawsze zbyt bogaty, zwłaszcza, gdy dołączy się do niego  dane dotyczące wysyłki. Dzięki zastosowaniu robotic process automation wszystkie operacje, od ekstrakcji danych o wysyłce po aktualizację portali klientów, zajmują kilka sekund, a nie dni (jak w przypadku fakturowania ręcznego).

 

Oczywisty wniosek wynikający z prześledzenia siedmiu przypadków zastosowania RPA w transporcie i logistyce

Logistyka pożąda RPA, jak kania dżdżu. Jej (logistyki) wzrost wymaga z zwiększenia wydajności oraz obniżenia kosztów.

Najbardziej godnym uwagi rezultatem skutecznego wykorzystania robotyzacji procesów biznesowych jest poprawa ogólnego zadowolenia klientów. Większość korzyści, które mi się tu naturalnie, prawie bezwiednie nasunęły, ostatecznie poprawia doświadczenia klientów w zakresie organizacji łańcucha dostaw, dowodzi, że RPA znakomicie wpisuje się w podejście zorientowane na klienta, które stosuje coraz więcej firm transportowych i logistycznych.

Teraz powinnam udać zdziwienie, że wychodzi na to, iż transport i logistyka to kolejne obszary – obok HR, Contact Center czy Automotive – w których robotyzacja procesów biznesowych jest ogromną szansą rozwoju, ba, rozwoju tego warunkiem. Ale nie będę zdziwienia udawać, bo przecież w naszych blogowych wpisach często staramy się zorientować pragmatycznie na obszary zastosowań RPA w poszczególnych branżach. Będzie nam niezmiernie miło, jeśli taką orientację uznasz Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku za bliska sobie i – aby być na bieżąco z nowościami na temat szybko rozwijających się usług automatyzacji i robotyzacji – zapiszesz się do naszego newslettera.