Pochwała spychoterapii, czyli cyfrowy asystent w służbie HR
Dlaczego pracownik HR ma być asystentem (może i wyspecjalizowanym, ale wciąż asystentem) administrującym procesami w dziale, zamiast najlepiej odpowiadać na potrzeby przedsiębiorstwa jako HR business partner? Nie ma argumentów, które pozwoliłyby logicznie odpowiedzieć na to pytanie. Z pełnym przekonaniem możemy za to stwierdzić w telegraficznym skrócie: Obecnie także w HR nie ma dobrych KPI bez RPA. STOP.
Nie, nie STOP, tego zjawiska nie można zatrzymać. Poprzedni wpis dotyczący automatyzacji w dziale HR (HR – administracja personalna, zarządzanie personelem czy budowanie zespołu?) zakończyliśmy wnioskiem, żeby administrację personalną zostawić robotom, tak by specjaliści human resources mieli czas na budowanie zespołu. Temat ujęliśmy szerzej z oczywistych względów – wszystkie czynności administracyjne, wszystkie żmudne działania wymagające nie kreatywności i myślenia koncepcyjnego, ale tylko klikania myszką, powinny za specjalistów wykonywać automaty.
Powinny? W obecnych czasach już muszą, bo przecież życie, zarząd, klienci wymagają od nas wszystkich efektywności. Stąd nasza tytułowa Pochwała spychoterapii. Ileż to demotywujących niesnasek (a może i – mówiąc wprost – kwasów) w zespołach powstaje z powodu spychania na współpracowników niewdzięcznych zadań, najlepiej wiedzą – choćby z rozmów okresowych – haerowcy. Pracownicy skarżą się na kolegów, którzy ich w bullshit jobs wrabiają, a oni nie są dość asertywni, by odpowiednio zareagować. Co robi wtedy HR business partner? Niejednokrotnie (bo jeszcze nie zawsze) szuka rozwiązania w automatyzacji, w rekrutacji cyfrowego asystenta. Cedowanie na wyspecjalizowanego asystenta czynności wymagających dużych nakładów powtarzalnej pracy ludzkiej, zostało powszechnie uznane za ze wszech miar korzystne dla pracownika, firmy i zleceniodawcy. Z tego powodu sychoterapia stała się obecnie pożądaną cnotą. Pod warunkiem wszakże, że spycha się na asystenta cyfrowego, softwarowego robota. Tylko dlaczego haerowcy tak rzadko dbają w tej materii o siebie? Jest przecież tyle możliwości.
Popraw Key Performance Indicators w swoim dziale
Żeby pracownik działu personalnego był HR business partnerem z prawdziwego zdarzenia, musi rozmawiać z menadżerami operacyjnymi używając ich argumentów. Te zaklęte są w liczby i konkretnie w Key Performance Indicators (KPI) – wskaźniki tak wielorakie oraz uniwersalne, jak i proste. Żadna czarna magia z wykorzystaniem liczb. Przecież Ty też w HR ich używasz, zachęcamy tylko: Rób to zdecydowanie odważniej. Możesz zacząć od KPI „obłożenie rekruterów” (recruiters efficiency).
Nikomu nie udało się choćby z grubsza określić ile KPI funkcjonuje w HR. Czy kilkadziesiąt, czy może blisko sto (bo i takie liczby padają), ale liczenie nie ma sensu, bo każdy haerowiec i każda organizacja może ustalić sobie własne (lub zmodyfikować istniejące) w zależności od swojej branży i specyfiki. Ważne, aby były one mocnym i wiarygodnym punktem wyjścia do oceny i analizy efektywności. Oczywiście nie sposób śledzić wszystkie wskaźniki, które w różnych obszarach są stosowane. I absolutnie nie o to chodzi. Każdy wybiera te, które są z jego punktu widzenia najistotniejsze i nadaje im różną wagę. Ponieważ rozbieżności naszych partnerów w robotyzacji w podejściu do wskaźników i ich wagi są bardzo różne, czujemy się w obowiązku z góry przeprosić za uproszczenia, pominięcia i truizmy, które syntetycznemu ujęciu muszą towarzyszyć.
Automatyzacja procesów spod znaku Robotic Process Automation (RPA) najśmielej weszła i szybko upowszechniła się w obszarze rekrutacji. Można powiedzieć, że HR najszybciej zrekrutował asystenta rekrutacji. Może nawet osiągał przy okazji wzorcowy wskaźnik time to hire / time to fill? Też przecież KPI.
Zrekrutuj swojego asystenta
Pewnikiem jest dla nas fakt, że obecnie żaden rekruter nie może obyć się bez systemu elektronicznego wspomagania rekrutacji. Nie ma znaczenia, czy będziemy nazywać rozwiązanie ATS – Applicant Tracking System, czy TAP – Talent Acquisition Platform, każdy, kto raz spróbował, nie chce zrezygnować. To jak przesiadka z siermiężnego dla HR (bo do innych celów stworzonego) Excela na Accessa, z arkusza kalkulacyjnego na narzędzie bazodanowe. Na czym zbudowana jest informatyczna baza do przetwarzania morza aplikacji i całych zastępów kandydatów to sprawa programistów. Użytkownik ma otrzymać funkcjonalny, przyjazny interfejs, z przyjemnością w nim pracować i cieszyć się efektywnością, której nie zaburzają bullshit jobs. Dzięki wsparciu tego, czy tamtego narzędzia, po stronie wyników ma mieć wygenerowane raporty dla zarządu obejmujące np. wskaźniki cost per hire i quality of hire, a na użytek własny choćby channel effectiveness. Co ważne, a z naszego programistycznego punktu widzenia/siedzenia także oczywiste, pełny system ATS ma umożliwiać nie tylko szybkie wyliczanie wskaźników, ale także ich analizę, tak by określić przyczyny i okoliczności, które wpłynęły na uzyskany wynik. Bez tego byłby po prostu niepełny. Jak ma wspierać, to na całego, na ile technologia RPA, wzbogacona ML i AI, już wspierać pozwala. Ponieważ jednak pozwala na bardzo wiele, to może nie wszystko od razu…
Wyznaczaj zadania porekrutacyjne
Zrekrutowaliśmy, albo tylko dodaliśmy (digitalnymi „rękami” cyfrowego asystenta) kandydata do bazy? To idźmy dalej. Robota w formie chatera możemy zaprząc do onboardingu, bo nikt nie będzie tak czatował na zagubionego „nowego”, jak on. Nie będziemy truć, że od skuteczności onboardingu zależy kolejna składowa oceny efektywności rekrutacji. Na początek kłania się KPI – early employee turnover, odnoszący się do rezygnacji nowozatrudnionych jeszcze (a raczej – już) na etapie wdrożenia, a zaraz potem new-hire turnover rate analizowany (wg założeń firmy) po pół roku albo po roku. Do tego dochodzi ocena satysfakcji menadżerów z rekrutacji (hiring manager satisfaction).
Po drodze, równolegle mamy automatyzację oceny i analizy skuteczności metod rekrutacyjnych, czy też badanie zadowolenia (nowych) pracowników z procesu rekrutacji. Tu nic nas nie ogranicza – cyfrowy asystent zagreguje i przetworzy wszystkie dane dotyczące poszczególnych elementów procesu rekrutacyjnego, jakie zbierze w zautomatyzowanej ankiecie. Trudno przecenić taką skarbnicę wiedzy przydatną w doskonaleniu metod rekrutacji w kolejnych procesach.
Nie męcz się z ankietami
Uciekamy od banału i truizmów, dlatego nie będziemy pisać o oczywistym wsparciu przez cyfrowego asystenta wszystkich wyliczanek w rodzaju na przykład wskaźników rotacji wewnętrznej, kosztów szkoleń, kosztów absencji… Nie tylko dlatego, że dzięki cyfrowemu wsparciu dział HR uzyskuje lepszą efektywność, szczególnie daleko uciekamy od kosztów błędnej rekrutacji, bo tych w całej firmie nie lubi się najbardziej.
Chcemy jednak dobitnie wskazać i podkreślić, że tak jak automatyzacja jest niezastąpionym narzędziem w badaniu oceny procesu rekrutacji przez nowozatrudnionych, tak jest jeszcze bardziej niezastąpionym wsparciem w prowadzeniu ocen okresowych pracowników, w ocenach 360, badaniach satysfakcji pracowników czy też w ocenach jakości szkoleń. Właściwie zautomatyzowane procesy pozwalają na agregowanie i analizę danych także przekazanych w odpowiedziach na pytania otwarte i – oczywiście – ich łatwe porównywanie z danymi historycznymi. Czujny HR business partner powie, że nic nie zastąpi rozmowy z pracownikiem twarzą w twarz (nawet on-line) – i nie śmiemy tu oponować – ale dane ze zautomatyzowanych ankiet będą dla takiej rozmowy znakomitym punktem wyjścia.
Może to i długi wywód na tematy podstawowe. Moglibyśmy napisać bawiąc się skrótami, że dzięki RPA w HR rosną KPI, które szybko przekładają się na ROI. A za sprawą szybko generowanych pełnych raportów łatwiej przekonać zarząd do inwestycji w softwarową robotykę w najbardziej humanistycznym dziale firmy. Bo nic co opłacalne, nie jest mu obce.
