5 sposobów pomiaru ROI z wdrożenia RPA

Jak w każdej inwestycji, tak i w przypadku robotyzacji liczy się ROI. Wiadomo. Tyle, że szczególnie w RPA dwa wdrożenia nigdy nie będą takie same, bo przecież szyjemy je na miarę. Dlatego gotowego prostego rozwiązania pomiaru zwrotu z inwestycji z wdrożenia RPA w firmie nie uświadczysz. Zawsze można klientowi ze świętym przeświadczeniem powiedzieć „Będzie Pan zadowolony”, ale to kwestia choć definitywnie prawdziwa, to zarezerwowana dla kabaretu.

Analizę zwrotu z inwestycji należy zacząć od określenia skali zmian. Albo i cyfrowej rewolucji. Mieliśmy wiele przypadków klientów wychodzących z założenia „Zacznijmy od tego, a potem zobaczymy”, ale szybko następowało rozochocenie i plan trzeba było opracowywać od nowa. To naturalne, że część firm rozpoczyna od automatyzacji kilku procesów, które nazywamy „owocami na niskim poziomie”, a inne automatyzują całe przedsiębiorstwo. Jak łatwo zgadnąć, korzyści z wdrożenia RPA wcześniej ujawniają się w pierwszym przypadku, ale większość firm zakłada, że będą musiały skalować się na poziomie całego przedsiębiorstwa.

Aby dokładnie określić koszty i korzyści, musisz ocenić zarówno informacje operacyjne, jak i biznesowe. Spostrzeżenia operacyjne dostarczą informacji o wykonaniu wdrożenia RPA, na przykład o liczbie godzin, które robot przepracował w poprzednim miesiącu. Spostrzeżenia biznesowe odnoszą się do tego, jak wdrożenie RPA wpłynęło na Twoją firmę; może to być na przykład liczba faktur, które zostały przetworzone w poprzednim miesiącu. Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się bliżej, w jaki sposób można zmierzyć zwrot z inwestycji, który zapewnia wdrożenie zrobotyzowanej automatyzacji procesów.

Zwrot z inwestycji w robotyzację procesów biznesowych

Warunkiem uzyskania ROI tak szybkiego, jak i atrakcyjnego, jest  właściwy dobór procesów do zautomatyzowania.. Na początek należy najpierw rozważyć wysoce powtarzalne, żmudne procesy, które jednocześnie są podatne na błędy i często wymagają ponownej pracy.

Im proces prostszy, tym oszczędności większe, a  tym samym zwrot z inwestycji szybszy. Ale oczywiście jest wiele więcej aspektów, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze najbardziej odpowiednich procesów do automatyzacji.

Zazwyczaj po robotyzacji prostych procesów szybko się zaraz z klientami rozpędzamy, pozostając im wdzięczni, że nas napędzają. Bo to właśnie po stronie klientów następuje transpozycja znanego powiedzenia: Apetyt rośnie w miarę wdrożenia. I następuje skalowanie.

Skalowanie to bezpieczna droga po wdrożeniu, ponieważ korzyści finansowe będą najważniejsze, gdy w firmie szeroko stosowane są roboty programowe. Jeśli teraz weźmiesz pod uwagę inne dodatkowe oszczędności w takich obszarach, jak siła robocza (np. zmniejszone płatności urlopowe, szkolenia i budowanie zespołu) lub oszczędność czasu, wyeliminowanie podwójnego sprawdzania i poprawiania błędów ludzkich, to łatwo zwizualizujesz sobie dynamikę ROI. Tak łatwo, że zaczniesz rozglądać się za drabiną. Dlaczego za drabiną? Żeby narysować zarządowi na tablicy wysoką krzywą wzrostu..

Oczywiście poza czynnikami wymiernymi, są i te niewymierne (albo wymierne nie bezpośrednio), na przykład to, że klienci świadomi cyfryzacji w Twojej firmie, a w związku z tym choćby bezpieczeństwa swoich danych (więc zminimalizowania możliwości powstania błędów), chętniej te dane firmie powierzą. A to przecież w czasach, kiedy informacja jest najcenniejsza, ważny element przewagi konkurencyjnej.

Zobaczmy, jak można zoperacjonalizować część teoretyczną i ocenić konkretne redukcje kosztów operacyjnych. Jak można właściwie obliczyć ROI wdrożenia RPA w sposób kompleksowy? Jakie metryki pozwalają na wnikliwe oceny?

1. Jasno określ oczekiwane korzyści

Warunkiem wstępnym wydajnego i dokładnego pomiaru zwrotu z inwestycji jest jasne określenie oczekiwanych korzyści. Prosimy – w rozmowach z nami bądź do bólu (naszego, nie swojego)  konkretny. Gdy określisz do czego dążysz, łatwiej opracujemy najlepsze rozwiązanie. Będąc realistą stąpającym twardo po ziemi i mającym precyzyjnie założone cele, w rzeczywistości maksymalizujesz możliwość ich osiągnięcia.

Zwróć szczególną uwagę na korzyści jakościowe (np. jakość danych i procesów, zgodność, satysfakcję pracowników z pracy), które mogą wpłynąć na zwrot z inwestycji. Są one z definicji trudniejsze do oceny ilościowej, więc możesz ulec pokusie, aby je odrzucić. Nie rób tego.

Kompleksowe oszacowanie zwrotu z inwestycji, w tym korzyści jakościowych obok  finansowych, z większym prawdopodobieństwem zapewni dokładną ocenę wdrożenia robotów w Twojej firmie.

2. Oszacuj szybkość procesu

Ten wskaźnik jest szczególnie odpowiedni dla procesów back-office. Chodzi o to, aby porównać czas potrzebny do wykonania pełnego cyklu (od wejścia do wyjścia) przed i po użyciu robotów softwarowych, oczekując, że RPA zwiększy prędkość procesu.

Roboty nie potrzebują przerw ani urlopów. W rzeczywistości możesz oczekiwać, że procesy zakończą się od 20 do 110% szybciej, gdy do roboty wezmą się roboty. Spójny przykład zwiększonej szybkości przetwarzania dzięki wdrożeniu RPA stanowią na przykład umowy dotyczące poziomu usług (SLA). Dokonując obliczeń należy wziąć pod uwagę wpływ różnych parametrów, np. miesięczny wolumen transakcji, oczywiście pamiętając o uśrednianiu wahań, by różne przekłamania nie zaburzyły nam procesu.

3. Oceń jakość wyjściową

Ten pomiar  również jest wynikiem odjęcia ilościowego odwzorowania dokładności procesu wykonywanego wyłącznie przez pracowników od tych samych wyników, gdy proces jest wykonywany przez roboty. Nie mamy wątpliwości, że różnica będzie miała wartość dodatnią, a razem możemy popracować nad tym, by wartość była jak najwyższa.

Głównym powodem jest to, że softwarowe roboty są nie tylko odporne na błędy, ale także są odporne na różnorodne zakłócenia, które mogłyby powodować odchylenia od pierwotnego projektu. Dlatego oczekiwania co do lepszej dokładności są absolutnie uzasadnione, a 100% dokładność procesu nie jest już myśleniem życzeniowym. I tu zaraz nasuwa nam się wniosek wprost: Niektóre konkretne sposoby mierzenia jakości produkcji to przecież właśnie analiza kosztów wynikających z niezadowolenia z produkcji lub konieczności ponownej pracy.

4. Oszacuj poprawę zgodności

Robotyzacja procesów biznesowych jest godnym zaufania sojusznikiem w zarządzaniu papierkowym koszmarem zgodności. Włączając automatyczne kontrole zgodności w krytycznych punktach przepływu pracy, można zapewnić przestrzeganie przepisów i spełnienie kryteriów zgodności.

Roboty programowe mogą również obsługiwać podstawy tworzenia raportów regulacyjnych. Wbudowane miary zgodności mogą też wpływać na poprzednie dwie metryki, poprawiając zarówno szybkość procesu, jak i jego dokładność.

5. Zmierz wzrost produktywności

Szybsze i pozbawione błędów wyniki wprost przekładają się na zwiększoną produktywność. A właśnie tu robot robi robotę, bo prowadzi do ograniczenia pracy ręcznej, ze wszystkimi wynikającymi z tego korzyściami.

Skalowalność to kolejna właściwość RPA, która zwiększa produktywność Twojej firmy. Wzrost produktywności jest w rzeczywistości połączoną miarą lepszych wyników (pod względem czasu i jakości) uzyskanych dzięki wdrożeniu robotów softwarowych. W związku z tym może zapewnić dokładniejsze oszacowanie oszczędności.

Reasumując, określenie ROI projektu RPA jest dość złożonym procesem, wymagającym wnikliwej analizy. Przede wszystkim należy prześledzić różnego rodzaju korzyści, z których część jest oczywista i łatwa do obliczenia (np. niższe koszty wdrożenia, oszczędności finansowe itp.).Z drugiej jednak strony korzyści jakościowe wymagają bardziej skomplikowanej analizy, jak np. badania satysfakcji z pracy pracowników, czy obliczenia oparte na wielu parametrach, jak choćby wolumen transakcji (niektóre z tych parametrów muszą być uśrednione w określonych ramach czasowych, np. miesięcznie, rocznie). Pierwszą grupę korzyści można określić niedługo po wdrożeniu, podczas gdy drugą – dopiero w dłuższej perspektywie.

Wielość i różnorodność wskaźników, których należy używać do obliczania zwrotu z inwestycji dla różnych procesów,  czynią wyliczenie RIO jeszcze bardziej skomplikowanym.. W związku z tym musimy jeszcze raz podkreślić, jak ważne jest poznanie szczegółów procesu, od którego decydujesz się rozpocząć automatyzację i przejście od nich – jak po nitce do kłębka – do założonych celów biznesowych.