Automatyzacja działań w wybranych obszarach
W poprzednim wpisie zachęcałam do pobawienia się w ustalanie korzyści z zatrudnienia robota w Biurze Obsługi Klienta u Bram Raju. Ale nie tylko, do przeniesienia korzyści na poziom organizacji także. Poanalizujemy dalej razem? Zapraszam.
Mamy już ustalone, że wirtualny pracownik (software’owy robot, robot biurowy) świetnie sprawdza się w roli wykonawcy powtarzalnych i monotonnych działań. No, działa jak automat.
Nasz bohater jest pracownikiem uniwersalnym, więc możemy go nauczyć wykonywania różnych procesów, ale też możemy go wyspecjalizować. Możemy go nauczyć, żeby pracował w dziale księgowości, w kontrolingu, HR, na helpdesku czy w działach obsługi klientów. Jak zawsze zaczynamy od analizy potrzeb. Żeby ustalić stanowisko pracy dla robota i zakres jego obowiązków, powinniśmy najpierw ustalić listę monotonnych, powtarzalnych czynności. Myślący pracownicy każdego z analizowanych działów na pewno w tym pomogą. Niechby wzięli udział w procesie „Zatrudniam sobie robota” i wskazali zadania, które chętnie mu delegują. Warto im podpowiedzieć, jakie kryteria powinni zastosować. Można na przykład nakierunkować ich na digitalizację dokumentów, ale nie ograniczać inwencji. To oni wiedzą, jakie czynności powodują u nich ból oczu i ból innej części ciała z powodu znużenia i wypalenia.
Możemy zasugerować, jakie procesy najlepiej robotyzować. Ano takie:
✔ manualne, powtarzalne i o możliwie dużym wolumenie transakcji,
✔ o ustandaryzowanych danych wejściowych,
✔ oparte na regułach,
✔ z niskim poziomem wyjątków biznesowych,
✔ działające w oparciu o niezmienne i stabilne systemy informatyczne lub aplikacje.
Następnie analityk biznesowy lub/i osoby merytorycznie zaangażowane w robotyzację powinny wyselekcjonować te procesy, które faktycznie nadają się do automatyzacji. A potem możemy zespołowo zhierarchizować je wg klucza zwrotu z inwestycji.
Oto przykłady procesów, jakie można automatyzować szybciej, łatwiej i taniej niż się dotąd wydawało.
Ponieważ, jak mówi przysłowie starożytnych Rosjan, „Boh trojcu liubit”, podamy tylko trzy konkretne przykłady zastosowanej przez nas robotyzacji u Klientów.
Dział administracji sprzedaży – procesowanie faktur importera
Jednym z zadań działu administracji sprzedaży jest przetwarzanie faktur przychodzących do spółek – w tym za pobieranie faktur z portali kontrahentów. Postawiliśmy przed robotem zadania: logowania się do portalu importera, ustawienie odpowiednich filtrów, pobierania wszystkich dostępnych faktur oraz zapisania ich na dysku sieciowym. Ponieważ szybko sobie z tym radził, bez obaw dorzuciliśmy zadania przygotowywania raportów zbiorczych i wysyłania ich do odpowiednich pracowników.
Korzyści, którymi mógł się nam pochwalić Klient to:
90% – oszczędność czasu,
75% – redukcji kosztów,
ROI – w dwa miesiące od wdrożenia.
Dział księgowości – wystawianie faktur paliwowych
Zadaniem robota jest wystawienie faktur na podstawie plików źródłowych zapisywanych w formacie xlsx na dysku sieciowym. Następnie dla każdego klienta i każdej puli fakturowej robot wystawia fakturę z systemu księgowego. Dodatkowo dla każdego klienta i puli fakturowej robot tworzy oddzielny plik .xlsx oraz plik .pdf. Wszystkie dokumenty (FV, zestawienie xlsx i pdf) są wysyłane na ustalone adresy e-mail.
Korzyści Klienta:
80% – oszczędności czasu,
90% – redukcji kosztów,
ROI – w cztery miesiące od wdrożenia
Dział logistyki – zamawianie części w hurtowni
Zadaniem robota jest zamawianie zbiorcze części na podstawie przygotowanych przez indywidualnych zamówień serwisantów i handlowców. Robot loguje się do portalu hurtowni, składa zamówienie, a następnie rozsyła statusy do zamawiających.
98% – oszczędności czasu,
10x – skrócenie czasu zamawiania części,
ROI – w trzy miesiące od wdrożenia.
Wszystkim Klientom przesłaliśmy gratulacje trafnego wyboru czynności przeznaczonych do automatyzacji (bo to była sprawa kluczowa) i uzyskanych dzięki temu efektów.
